Con il pandemia di coronavirus chiudendo uffici in tutto il mondo, innumerevoli aziende e privati stanno reinventando l'aspetto della giornata lavorativa. Tuttavia, questi cambiamenti si estendono ben oltre l'abbigliamento da ufficio commerciale per i sudori: per molte persone, significa anche un improvviso diluvio di videoconferenze.
Ma con molte persone utilizzando Zoom e altre piattaforme di videoconferenza per la prima volta, accedere semplicemente a una riunione e ottenere il massimo da quelle videoconferenze può essere due cose molto diverse. Con l'aiuto di esperti, abbiamo raccolto le cose da fare e le cose da non fare definitive che ti aiuteranno a fare in modo che ogni chiamata in videoconferenza si svolga senza intoppi.
Fare: Mantieni in ordine l'area dietro di te.
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Se non vuoi invitare i tuoi colleghi nel tuo ufficio senza prima pulirlo, non invitarli a entrare il tuo ufficio a casa quando è qualcosa di meno che ordinato.
'Vuoi che i colleghi vedano il tuo ufficio a casa pulito e organizzato', afferma Kristen Southall Watts , autore di La giornata lavorativa solitaria . Inoltre pulire il tuo spazio , Watts consiglia di evitare una linea visiva diretta verso la porta e di riorganizzare 'il tuo ufficio in modo che i membri della famiglia che sbirciano dentro non diventino parte della tua riunione'.
Non: Posiziona il computer sotto il viso.
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Mantenere un buon contatto visivo è essenziale per le riunioni, sia di persona che online, quindi assicurati di avere la videocamera posizionata in modo appropriato.
'Ognuno ha angoli che sembrano buoni per loro, ma nessuno è l'angolo da terra che guarda in alto', dice Flynn Zaiger , CEO dell'agenzia di marketing digitale creativo Ottimismo in linea . Zaiger consiglia invece di sollevare il computer in modo che sia leggermente al di sopra del livello degli occhi per consentire agli altri di vederti e farti apparire al meglio .
Fare: Disattiva le notifiche.
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prurito alla parte inferiore del piede destro
Le notifiche in arrivo sui tuoi dispositivi non distraggono solo te, ma distraggono tutti coloro che partecipano alla tua videochiamata.
'Non è necessario ricevere una notifica per ogni titolo di notizia o video appena caricato nel momento in cui si verificano, soprattutto non durante i blocchi di lavoro designati', afferma Watts, che osserva che 'ogni volta che dai una rapida occhiata ai feed dei tuoi social media, perdi molto tempo produttivo. '
Non: Aspetta l'ultimo minuto per risolvere i problemi tecnici.
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Se desideri che la riunione si svolga senza problemi, assicurati di aver testato il software, comprese le impostazioni video e audio, prima di iniziare la chiamata.
'Avviare la riunione e poi rendersi conto che l'audio è discontinuo o il video è incasinato provoca ritardi', afferma Reuben Yonatan , CEO di GetVoIP , il quale avverte che questo potrebbe persino costare la tua attività se ti fa vedere ai clienti come inefficiente. Per assicurarsi che tutto sia in ordine, Yonatan consiglia prima di fare una corsa a secco con un amico che può darti un feedback.
Fare: Aumenta i tempi di inattività tra le chiamate.
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Anche se hai riunioni consecutive, avere solo pochi minuti di inattività tra di loro può fare la differenza in quanto sei efficace in ciascuna di esse.
'Dopo le chiamate e le conferenze, avrai bisogno di alcuni minuti per inviare e-mail o messaggi di follow-up, organizzare gli appunti che hai preso durante la riunione e cambiare mentalmente marcia per l'attività successiva', afferma Watts, sottolineando che la mancanza di il tempo di preparazione tra le chiamate può aumentare il rischio di distrazioni.
Non: Parla troppo velocemente.
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Non lasciare che il tuo solito discorso al minuto renda difficile per i tuoi colleghi capire il punto che stai cercando di trasmettere.
'Non parlare troppo velocemente in modo che coloro che ascoltano (e guardano) abbiano difficoltà a capirti', dice Deborah Sweeney , CEO di MyCorporation . Se hai bisogno di fermarti con una pausa, Sweeney consiglia di sorridere alla telecamera invece di usare parole di riempimento come 'um' o 'uh', che possono farti sembrare impreparato.
Fare: Presta attenzione al linguaggio del corpo delle altre persone.
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Far parlare troppe persone contemporaneamente può trasformarsi in una cacofonia incomprensibile in un istante. Se vuoi evitare la sovrapposizione del discorso, assicurati di leggere i partecipanti alla riunione ' linguaggio del corpo per avere spunti per quando è sicuro parlare.
'I soliti segnali a cui prestare attenzione sono le teste che annuiscono o le bocche che iniziano ad aprirsi', dice Julian Jost , CEO e co-fondatore di Base spaziale .
Non: Tieni aperte le schede non necessarie.
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Se desideri mantenere la mente concentrata sull'attività da svolgere ed evitare potenziali imbarazzi, assicurati di aver chiuso o ridotto a icona tutte le schede non necessarie durante la riunione.
'Non vuoi essere colto alla sprovvista quando qualcuno chiede: 'Puoi condividere il tuo schermo e mostrarcelo?'' Dice Shayne Sherman , CEO di TechLoris , il quale osserva che avere troppe schede aperte contemporaneamente potrebbe persino influire sulla qualità della chiamata.
Fare: Usa le tue cuffie.
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I tuoi colleghi vogliono ascoltarti, non il suono dei tuoi bambini che giocano, del tuo cane che abbaia o dell'ambulanza che passa fuori.
'La maggior parte dei microfoni per laptop sono davvero pessimi e rilevano ogni minimo rumore', afferma Julie Bee , presidente di BeeSmart Social Media . 'Gli auricolari e le cuffie riducono al minimo il rumore di fondo e rilevano quello che dici.'
Non: Lettura.
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Se desideri che i partecipanti alla riunione rimangano coinvolti, cerca di promuovere un dialogo invece di tenere un discorso.
'La nostra capacità di attenzione è ancora più breve in questi giorni, quindi invece di sederti davanti a un computer e parlare con chi è in chiamata, coinvolgi le persone nelle conversazioni', consiglia Bee, che afferma che questa abitudine mantiene anche le persone impegnate e attente alla chiamata .
Fare: Utilizzare i pulsanti di disattivazione dell'audio e disattivazione del video.
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Non è necessario che il microfono o la videocamera siano accesi durante ogni riunione se non ti è stato chiesto espressamente di farlo.
“Se non parli, silenzia te stesso. Se hai bisogno di muoverti molto, o alzarti e fare una pausa dalla riunione ... nascondi il video e silenzia te stesso ', suggerisce Bee.
Non: Affidati esclusivamente al WiFi.
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buoni posti per prendere un appuntamento
Avere un piano di riserva nel caso in cui il WiFi si interrompa significa che non perderai un singolo dettaglio importante.
'Niente batte le solide prestazioni di rete di un cavo Ethernet della vecchia scuola', afferma Jovan Milenkovic , co-fondatore di CommandTech . Sebbene molti laptop non abbiano più porte Ethernet, Milenovic osserva che gli adattatori da CAT5 a USB sono economici e prontamente disponibili per consentire il collegamento.
Fare: Imposta la registrazione automatica.
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Invece di cercare freneticamente di prendere appunti durante la riunione, imposta la registrazione automatica in modo da poter godere di un registro letterale di tutto ciò che è accaduto in seguito.
'Lo zoom ti consente di registrare automaticamente le chiamate e questo può essere prezioso per registrare il feedback del cliente o del team su un progetto', afferma Dusti Arab , stratega aziendale con The Reinvention Co .
Non: Lascia in esecuzione altri dispositivi abilitati a Internet.
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Disattivare altri dispositivi abilitati a Internet in casa prima di iniziare la riunione può aiutarti a limitare i ritardi nella connessione e a mantenere le tue videoconferenze senza intoppi.
'Anche il miglior pacchetto Internet non garantirà che la tua rete Internet domestica possa sostenere lunghi incontri di lavoro in videoconferenza', afferma Milenkovic, che consiglia di chiedere a compagni di stanza e familiari di sospendere giochi e download per tutta la durata della riunione, quando possibile.
Fare: Usa la funzione chat.
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C'è una soluzione semplice se vuoi evitare che tutti si parlino l'un l'altro quando è l'ora delle domande e risposte alla fine di una riunione.
'Usa la funzione di chat per affermare che hai prima una domanda o una dichiarazione invece di limitarti a spifferare', suggerisce Matthew Ross , co-fondatore e COO di The Slumber Yard .
Non: Indossa i tuoi sudori.
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Tratta i tuoi colleghi virtuali con lo stesso rispetto con cui li tratteresti di persona e assicurati di essere parte del tuo incontro.
'Cerca di evitare qualcosa di troppo luminoso e qualsiasi cosa con troppi motivi', suggerisce Kyle Turk , VP marketing presso Keynote Search . Turk aggiunge che anche se pensi che i tuoi colleghi ti vedranno solo dalle spalle in su, indossare pantaloni adatti al lavoro è sempre una buona idea nel caso in cui devi alzarti o muoverti.
Fare: Avere un piano di riserva.
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Tieni a portata di mano tutte le informazioni di accesso applicabili per la tua riunione e non perderai un colpo se la connessione è in ritardo.
'Assicurati di avere un numero di telefono o un piano di backup nel caso in cui non si connetta online come pianificato', suggerisce Paige Arnof-Fenn , fondatore e CEO di una società di marketing strategico globale Mavens & Moguls .
Non: Usa la tastiera.
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Se desideri prendere appunti durante la riunione, tieni a portata di mano un taccuino invece di battere sulla tastiera.
'Sia che tu stia prendendo appunti o rispondendo a email o chat di gruppo, il suono della tua digitazione distrae', afferma Mark Strassman , SVP e GM di UCC presso LogMeIn . Se le note scritte a mano non sembrano un'alternativa adeguata, Strassman suggerisce di utilizzare il servizio di trascrizione integrato disponibile sulla maggior parte delle piattaforme di videoconferenza.
Fare: Abilita i tasti di scelta rapida.
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Invece di armeggiare per trovare il pulsante di accesso al microfono, abilita i tasti di scelta rapida prima della riunione in modo da poter intervenire facilmente quando necessario.
'L'attivazione del push-to-talk garantirà che non sei la causa del rumore bianco, degli echi e del rumore di fondo in un ambiente di chiamata di gruppo', afferma Keenan Beavis , fondatore di Longhouse Media , che osserva che questa funzionalità è disponibile su piattaforme come Zoom, Skype e Discord.
Non: Dimentica di disconnetterti.
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Prima di cambiare di nuovo i tuoi sudori, vorrai fare un ultimo passaggio cruciale: terminare la chiamata.
'[Non] abbassare la guardia prima di disconnetterti: il microfono / altoparlante potrebbe essere ancora attivo!' avverte Arnof-Fenn.
