Quando si tratta di e-mail, potresti pensare di sapere tutto quello che c'è da sapere. Dopotutto, la maggior parte di noi invia e riceve in media 121 e-mail per day , secondo una società di ricerche di mercato tecnologico Il Gruppo Radicati . Ma anche se probabilmente trascorri una parte significativa della giornata a lavorare nella tua casella di posta, potresti comunque imparare una o due cose. In realtà, ci sono un sacco di regole di galateo e-mail che sfuggono regolarmente a te e a molte altre persone nel tuo elenco di contatti. Vuoi essere sicuro di essere elettronicamente educato? Ecco le 17 regole d'oro per l'invio di e-mail che probabilmente non conoscevi, ma che devi conoscere.
1 Rispondi nel momento in cui ricevi un'e-mail, anche se hai bisogno di più tempo.
Shutterstock
Nessuno apprezza ricevere una risposta a un'e-mail settimane dopo averla inviata. Infatti, un'indagine del 2018 condotta dalla società di consulenza Toister Performance Solutions ha rivelato che il 41% delle persone si aspettava una risposta via e-mail dai propri colleghi in meno di un'ora. (Inizia subito a redigere note di scuse per il tuo reparto contabilità!)
Naturalmente, alcune risposte via e-mail richiedono di rimasticare i tuoi pensieri e redigere un messaggio misurato. In questi casi, la soluzione è semplice: rispondi in pochi minuti per far sapere al mittente che hai ricevuto il suo messaggio, ma hai bisogno di un po 'più di tempo per sistemare le cose. In questo modo, sanno che hai preso in considerazione la loro posta elettronica e non li stanno semplicemente ignorando.
2 Utilizzare 'Rispondi a tutti' con cautela.
Shutterstock
C'è una differenza fondamentale tra le opzioni 'Rispondi' e 'Rispondi a tutti'. Eppure, molti utenti di posta elettronica purtroppo non se ne rendono conto. Nel caso in cui tu sia uno di loro, sappi che quando scegli quest'ultimo, ogni destinatario che è stato inviato in CC sul messaggio originale riceve la tua risposta e, il più delle volte, non devi inondare le caselle di posta di tutti.
Questi messaggi di massa non necessari sono un tale flagello, c'è un termine colloquiale per descriverli: ' Rispondi Allpocalypse . ' Quindi, la prossima volta che rispondi a un'e-mail di massa, considera chi ha davvero bisogno di leggere la tua risposta: l'intera azienda o solo il mittente originale?
3 Se vuoi una risposta da qualcuno, non metterlo in CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Quando mandi in CC qualcuno in un'e-mail, il che significa che lo stai 'copiando', in genere indica che vuoi tenerlo in contatto con la conversazione, ma non stai necessariamente cercando una risposta da parte sua. E, come professionista della formazione Dannielle Walz avverte che un uso improprio dell'opzione CC può portare a problemi di comunicazione.
'Inserendo in CC i tuoi colleghi in molte e-mail, potrebbero iniziare a smettere di vedere le tue e-mail come importanti e potrebbero inserirle direttamente in una 'cartella di riferimento' o 'cartella di lettura successiva' ', ha scritto in un LinkedIn inviare. 'Ciò potrebbe comportare la perdita di informazioni importanti in futuro.'
Quindi, se ti aspetti una risposta da qualcuno, inserisci il suo indirizzo email nel campo 'A' e utilizza la funzione 'CC' con parsimonia.
4 Capire quando e quando non usare BCC.
Shutterstock
Il campo BCC è ancora più complicato, eludendo costantemente anche gli utenti di posta elettronica più esperti. Ma analizziamolo: BCC sta per `` copia per conoscenza nascosta '', quindi, sebbene sia simile a CC-ing, BCC-ing non mostra l'email di quella persona ad altri destinatari, il che significa che nessun altro sulla catena ti vedrà li includeva.
Quindi quando va bene usare BCC? Hillel Full di Inc. rivista dice che è strettamente per le email di massa o quando qualcuno ti presenta tramite email a qualcun altro.
'In ogni altro caso, quando scrivi a qualcuno e BCC a qualcun altro, sei disonesto, che ti piaccia o no', osserva Fuld. 'Stai inviando un'e-mail alla persona X e senza che questa lo sappia, lasci che la persona Y origlia la tua conversazione. La persona X non ha idea che qualcun altro stia leggendo questa e-mail, quando in realtà l'hai inviata segretamente anche a qualcun altro. '
5 Usa i punti esclamativi con parsimonia.
Shutterstock
È facile gettare un punto esclamativo nelle tue e-mail qua e là, ma cerca di non creare un abitudine di esso. Sebbene siano storicamente utilizzati per indicare eccitazione, in un'e-mail i punti esclamativi possono essere facilmente scambiati per falsità o aggressività passiva.
cosa significa quando qualcuno sogna che tu muori?
'L'uso del punto esclamativo non necessario in [una] email può facilmente distruggere il significato sottostante del tuo testo', Anna Verasai spiega HR Digest . 'Usalo solo quando hai bisogno di enfatizzare qualcosa di importante. Pensa a come il tuo lettore potrebbe interpretare il messaggio quando lo legge. '
6 Sii cauto con il tuo uso dell'umorismo.
Shutterstock
Tutti amano un file bello scherzo ogni tanto, ma poiché il tono può essere interpretato male quando non corrisponde di persona, è meglio lasciare le battute fuori dalle tue e-mail. 'Prenota l'umorismo per una telefonata o di persona', professore di scrittura commerciale, David Silverman , ha scritto nel Harvard Business Review . 'In questo modo, quando c'è un silenzio sbalordito dall'altra parte della linea o dall'altra parte del tavolo della conferenza, potrei dire:' Penso che potresti non rendersi conto di quanto mi considero divertente e, dato questo, io credo che mi fermerò adesso. ''
Ma seriamente: uno studio fondamentale del 2005 pubblicato in Giornale di personalità e psicologia sociale ha rivelato che, mentre i mittenti prevedevano che i loro destinatari avrebbero potuto decifrare accuratamente il loro tono l'80% delle volte, i destinatari erano in realtà in grado di leggere con precisione il tono solo il 56% delle volte.
7 Salta lo slang.
Shutterstock
Con l'avvento della messaggistica istantanea, le forme abbreviate di lingua inglese sono diventati più ampiamente utilizzati, come 'u' per 'te' o 'voglio' invece di 'voglio'. Ma, proprio come l'umorismo spesso non si attacca quando si tratta di e-mail, gergo è un simile no-go. Secondo uno OnePoll sondaggio, il 37% delle persone riteneva inaccettabile l'uso del gergo sul posto di lavoro e il 55% ha detto di saltare il 'lol' quando si tratta di inviare e-mail al proprio capo.
8 Fai attenzione alla riga dell'oggetto.
Shutterstock
Le righe dell'oggetto sono semplici, ma necessarie. E poiché la maggior parte delle e-mail viene letta dispositivi mobili —55 percento, secondo la società di recapito della posta elettronica Sentiero di ritorno —È importante inchiodarli. Le linee dell'oggetto brevi, concise e dirette sono le migliori. Lo scopo della tua e-mail dovrebbe essere chiaramente indicato e dovresti limitarlo a cinque parole o meno, perché i dispositivi mobili eliminano qualsiasi parola dopo.
9 Includere una firma.
Shutterstock
Hai mai ricevuto un'email da qualcuno e ti sei chiesto: 'Chi è questo a partire dal ? Sebbene l'indirizzo del mittente possa darti alcuni indizi su chi sono, a volte non è sufficiente. Una firma alla fine della tua e-mail può informare immediatamente il destinatario di chi sei, cosa fai e come può contattarti ulteriormente.
La gente dell'agenzia di marketing integrata Ocreative dire che avere una casella di firma e-mail è 'come dare a una persona un biglietto da visita ogni volta che si invia un'e-mail'. Se non ne hai ancora uno, aggiungi una firma che includa il tuo nome completo, posizione, numero di telefono, e-mail, sito web e un logo aziendale.
10 Ricordati di BACIARE (mantienilo breve e semplice).
Shutterstock
Il metodo KISS è qualcosa che alla maggior parte di noi è stato insegnato alle elementari, ma questo non significa che sia meno necessario più avanti nella vita. Boomerang , un'app per la produttività della posta elettronica, ha ricercato i metodi chiave per ottenere più risposte alle e-mail. Il loro più grande asporto? È meglio scrivere come se avessi otto anni.
La loro ricerca ha rilevato che le e-mail scritte a un livello di lettura di terza elementare avevano il 36% di probabilità in più di ricevere risposta rispetto a quelle scritte a livello di lettura del college.
11 Porta l'attenzione sugli allegati.
Shutterstock
Gli allegati a volte sono una parte necessaria del processo di posta elettronica, ma dovresti sapere molto bene come usarli prima di allegare con abbandono. Nelle lunghe catene di posta elettronica, a volte possono passare inosservati o trascurati e anche gli allegati inaspettati tendono a non essere aperti perché i destinatari sono diffidenti nei confronti dei virus elettronici.
La soluzione migliore è richiamare i tuoi allegati nel corpo della tua email. Grammatica dice che il modo migliore per avvisare il destinatario degli allegati è includere un messaggio alla fine della tua email che dice qualcosa del tipo 'Ho allegato [elemento]' o 'Per favore, fai riferimento all '[elemento] allegato per maggiori dettagli . '
12 Standardizza il tuo carattere.
Shutterstock
Anche se giocare con stili e colori dei caratteri può essere divertente, non c'è posto per Comic Sans rosa brillante nel mondo professionale. A quanto pare, l'utilizzo dei caratteri è estremamente importante quando si tratta di comunicazione digitale, secondo Colin Wheildon , autore di Tipo e layout: stai comunicando o stai solo realizzando belle forme? 'È possibile spazzare via tre quarti dei nostri lettori semplicemente scegliendo il tipo sbagliato', ha detto Scrittori e artisti americani .
Quindi a quali caratteri dovresti attenersi quando si tratta di e-mail? MageMail consiglia Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS o Arial.
13 Correggi tutto.
Shutterstock
Quando scrivi un'e-mail, è probabile che dopo tutto sbaglierai, sei solo umano. Tuttavia, gli errori non vengono spesso trascurati quando si tratta di e-mail di lavoro. In un Sondaggio grammaticale su quasi 2.000 intervistati, il 67% ha affermato di sì non va bene fare errori di battitura nelle e-mail, mentre solo il 6% ha ritenuto che fosse un errore accettabile.
14 Immettere l'ultimo indirizzo e-mail.
Shutterstock
cos'è una bella battuta bussare bussare
Il modo più semplice per assicurarti di non inviare un'e-mail prima che sia pronta o prima che sia stata eliminata qualsiasi errore di battitura? Attendi che tutto sia a posto prima di inserire l'indirizzo email del destinatario. Come sai, fare errori di posta elettronica è uno dei modi più semplici per fare un'impressione sbagliata.
'Non è solo la professionalità il problema', Karen Kessler , presidente di Evergreen Partners, ha detto Forbes . 'La posta in gioco è la reputazione del dipendente e dell'azienda o dell'organizzazione. Abbiamo visto decisioni sbagliate sulla posta elettronica portare a conseguenze negative per il dipendente (licenziamento e anche per l'organizzazione) contenzioso '.
15 E controlla tre volte il nome del destinatario.
Shutterstock
Un grosso errore che dovresti evitare è l'ortografia errata del nome del destinatario, quindi assicurati di ricontrollare tre volte prima di premere Invia. molte persone vedere l'atto di errore di ortografia un nome pigro e sconsiderato, particolarmente quando l'ortografia corretta è nell'indirizzo e-mail. Cosa dovresti fare se commetti accidentalmente quell'errore? Kathryn Shanley , proprietario di My Red Pen Editing, dice le scuse immediate sono la chiave per mantenere la tua credibilità.
16 Per attività professionali, utilizzare un indirizzo e-mail professionale.
Shutterstock
Sebbene un indirizzo e-mail personale possa essere utilizzato per la corrispondenza con amici o familiari, tienilo fuori dal regno degli affari professionali. Questo è particolarmente importante in un file consumatore-venditore situazione. Un 2016 Vai papà un sondaggio condotto su 1.000 americani ha rivelato che il 75% ritiene che avere un'e-mail professionale sia un fattore importante per la fiducia in un'azienda online e il 33% dubiterebbe della legittimità di un venditore se utilizzasse un indirizzo e-mail personale.
'Non dimentichi mai una prima impressione, né nella vita reale né online', il chief product officer di GoDaddy, Steven Aldrich , ha detto in a dichiarazione . 'Spesso la tua prima interazione diretta con un cliente avviene tramite e-mail e quindi apparire professionale in questo contesto è estremamente importante.'
17 Ricorda che tutto può essere condiviso.
Shutterstock
Che si tratti di inoltro, BCC o semplicemente lampeggiare il telefono in faccia a qualcuno, è importante ricordare che tutto ciò che scrivi in un'e-mail può essere visto da qualcuno diverso dal destinatario previsto. Pertanto, tutte le tue comunicazioni elettroniche dovrebbero essere professionali e prive di rischi. Dopotutto, le e-mail possono anche essere ammissibile in tribunale , quindi è meglio non inviare mai nulla che potrebbe essere utilizzato contro di te in seguito. E per altri modi per migliorare la tua vita lavorativa, dai un'occhiata al 25 trucchi geniali per lavorare in modo più intelligente e non più difficile .
Per scoprire segreti più sorprendenti su come vivere la tua vita migliore, clicca qui per seguirci su Instagram!
