Sei virgola tre. Sono quante ore, secondo un recente studio commissionato dal gigante della tecnologia Adobe, gli americani trascorrono, in media, rispondendo alle e-mail ogni singolo giorno. In altre parole: spendi un intero terzo della tua vita da sveglio incollato alla tua casella di posta, rispondendo a thread di messaggi che, francamente, potrebbero essere eliminati in una chat IRL di cinque minuti. Qualcosa deve dare.
Per fortuna, ottenere quel qualcosa da dare è, in molti casi, facile come premere un pulsante. Implementando una serie di tattiche collaudate, puoi ridurre le tue ore trascorse con la posta elettronica a zero. Pensa: quanto tempo risparmieresti se non dovessi scaricare di nuovo manualmente un allegato? O se potessi recuperare un'e-mail inviata frettolosamente dall'etere, facendoti risparmiare il tempo (e il panico!) Speso per redigere un'e-mail 'Mi dispiace, non volevo inviare quell'e-mail'?
Sì, tutto questo jujitsu di Internet è possibile. Abbiamo messo insieme i 17 migliori hack di posta elettronica che fanno risparmiare tempo, migliorano la vita e aumentano l'efficienza di seguito. Quindi continuate a leggere, perché quella fatale casella di posta zero attende. E per altri modi per sfruttare al meglio le tue 6,3 ore, non perdere 15 e-mail aziendali aperte a freddo che ti distinguono .
1 Annullamento massivo dell'iscrizione.
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È una buona scommessa che la tua casella di posta è ingombra come un dormitorio per anziani durante le finali. È anche una buona scommessa che la maggior parte di quel disordine è dovuto alle e-mail giornaliere o settimanali di rivenditori, organizzazioni e altre newsletter a cui potresti esserti iscritto nel corso degli anni. Usando Unroll.me , puoi rintracciare tutti gli elenchi in cui potresti essere e annullare l'iscrizione a quelli da cui non desideri più ricevere informazioni. Infatti, uno Vita migliore l'editor è stato in grado di utilizzare Unroll.me per individuare un enorme 135 abbonamenti. Quanti ne presenterai? E di quanti potresti fare a meno?
2 Attiva le scorciatoie da tastiera.
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Conosciamo tutti le scorciatoie da tastiera di base. (Comando- PER : seleziona tutto. Comando- C : copia. Comando- P : incolla. Ecc.) Ma gli utenti di Gmail hanno la possibilità di attivare una serie avanzata di scorciatoie. Per prima cosa, vai a impostazioni . Clicca sul generale tab. A metà circa, vedrai un file tasti rapidi opzione, disattivata per impostazione predefinita. Accendilo e avrai accesso a queste semplici sequenze di tasti:
- C : inizia un nuovo messaggio
- Cambio- C : inizia un nuovo messaggio in una nuova finestra
- D : inizia un nuovo messaggio in una nuova scheda
- F : inoltra un messaggio
- #: elimina un messaggio
- Cambio- io : contrassegna un messaggio come letto
- Cambio- U : contrassegna un messaggio come non letto
- Comando- S : salva un messaggio
3 E quindi automatizzarli.
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Se hai problemi a memorizzare questo compendio di scorciatoie da tastiera, Keyrocket, un plug-in di Google Chrome, te lo ricorderà durante la digitazione. (In modo non invasivo, ovviamente.) E per ulteriori modi per diventare una macchina per la produttività, impara il 15 modi per raddoppiare la produttività nella metà del tempo.
4 Usa gli hashtag.
Sì, davvero, lo strumento organizzativo esclusivo dei social media funziona anche per la posta elettronica. Aggiungi uno o due hashtag alla fine della tua firma, la parte dell'email che generalmente viene ritagliata, in modo che i destinatari non vedano né giudichino il tuo tag '#workhardplayhard' per una facile ricerca. Digita semplicemente l'hashtag nel campo di ricerca nella parte superiore della posta in arrivo e troverai tutte le email codificate con esso.
5 Abilita l'opzione 'annulla invio'.
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Ci siamo passati tutti: scrivi un'e-mail, la mandi nell'etere e ti rendi subito conto, oh no, quel messaggio non era pronto per essere inviato. Si scopre che puoi riportare i tuoi messaggi dall'orlo del baratro installando un utile ritardo. Su Gmail, ad esempio, vai sotto impostazioni , poi generale . Troverai il file pulsante Annulla come quinta opzione. Accendilo. Puoi selezionare da un menu a discesa di intervalli di 10 secondi che determineranno quanto tempo hai prima che il tuo messaggio venga inviato per sempre.
6 Impostare quella funzione su 10 secondi.
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Un consiglio: se utilizzi la posta elettronica come servizio di messaggistica istantanea di fatto, ti consigliamo di impostare l'estensione pulsante Annulla a 10 secondi. In questo modo, le tue risposte non verranno inviate con un ritardo di mezzo minuto. No, 30 secondi non sembrano molto, ma mettiamola in questo modo: se il tuo servizio di messaggistica istantanea preferito (Slack, GChat, Facebook Messenger, qualunque cosa!) Trattenesse ogni messaggio in uscita per così tanto tempo, i tuoi contatti si arrabbierebbero rapidamente.
7 Oppure compila il campo 'a' per ultimo.
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È una buona abitudine da adottare, gente. (Vedere le due diapositive precedenti.)
8 Usa questo segno.
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'Per un'email che inizia con un saluto di' ciao 'o' ciao ', una chiusura come' migliore 'sarebbe coerente', afferma Patricia Napier-Fitzpatrick , fondatore e presidente di La scuola di galateo di New York . 'La migliore', sebbene abusata, è una delle chiusure più sicure in generale, perché è inoffensiva e universalmente appropriata. ' Esatto: nonostante il suo uso eccessivo, 'Best' lo è Il modo migliore per firmare le tue e-mail.
9 E questa firma di posta elettronica.
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Quando sei in viaggio, almeno, vorrai rinunciare a frasi fastidiose e carine ('Per favore perdona eventuali errori di battitura'. Inviato dal mio processore da 1,21 gigawatt. 'Inviato dal mio iPhone: considera l'ambiente prima di stampare . ') invece di qualcosa di semplice, elegante, diretto al punto:' Inviato dalla strada '. Secondo Ben dattner , un allenatore esecutivo, controlla tutte quelle scatole evocando anche un'atmosfera Kerouac-esque. Non c'è da stupirsi che sia La firma di uno smartphone e-mail che tutti dovrebbero avere.
10 E questo messaggio fuori sede.
Secondo Jane Scudder , professore presso la business school della Loyala University di Chicago, quando compili un messaggio di assenza dall'ufficio, questo è il formato che dovresti seguire:
Grazie per la tua email. Sono OOO da martedì 12 giugno a venerdì 15 giugno senza accesso alla posta elettronica. Se è urgente, contatta [LA PERSONA CHE È SOTTO DI TE NELLA CATENA DI COMANDO — o, se ne hai una, IL NOME DEL TUO ASSISTENTE PER IL CAFFÈ] al [LORO INDIRIZZO EMAIL]. Altrimenti, risponderò a tutti i messaggi quando torno .
Per dettagli a livello di nitidezza, ad esempio se terminare il messaggio l'ultimo giorno o il primo giorno di ritorno, o se includere un numero di telefono non, basta consultare il nostro francamente pure guida completa in materia.
11 Modificare la densità dello schermo.
Gli utenti di Gmail possono scegliere tra tre diverse densità di visualizzazione per la propria casella di posta: comoda, accogliente e compatta. La densità di visualizzazione non influisce nient'altro che la quantità di spazio bianco esistente tra ogni messaggio nella visualizzazione della posta in arrivo. È poco più che una questione di preferenze, ma pensaci in termini di, beh, una tesina. Confortevole è come la spaziatura bifoderata, dove accogliente è una spaziatura monofoderata e compatta è simile alla spaziatura semirigida.
12 Non dimenticare di archiviare.
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Puoi eliminare le email dalla tua casella di posta senza doverle eliminare completamente dall'esistenza tramite la cartella del cestino. 'Archiviando' i singoli messaggi, questi verranno immediatamente nascosti dalla posta in arrivo e da tutte le cartelle. Ma puoi comunque rintracciarli, se necessario, tramite la funzione di ricerca. In Gmail, puoi archiviare immediatamente i messaggi dopo averli aperti facendo clic sulla piccola 'x' che appare accanto alla riga dell'oggetto.
13 Segui la regola dei due minuti.
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Sostenuta dagli esperti di produttività di tutti i tipi, la regola dei due minuti è un modo infallibile per affrontare lo stress legato alla posta elettronica. Ecco come funziona: se riesci a rispondere e dimenticarti di un'e-mail in due minuti o meno, affrontala subito. In caso contrario, gettalo da parte per dopo.
14 Manda in batch le tue risposte e-mail.
Per ridurre la quantità di tempo che trascorri incollato allo schermo coinvolto in sconvolgenti scambi di opinioni, designare i momenti della giornata come periodi di 'risposta alle e-mail'. (Forse è un'ora al mattino e 90 minuti nel pomeriggio. Forse sono tre ore dopo pranzo. Qualunque cosa funzioni per te!) Quindi, rispondi solo alle e-mail durante questi periodi di tempo e mai fuori di loro.
15 Limita le tue email a 140 caratteri.
Sì, proprio come un Tweet (o almeno un Tweet prima della rivoluzione 280). Come Andrew Bag , il CEO di Gab, il social network, consigliato in un Medium inviare , è meglio mantenere le tue e-mail il più brevi possibile. 'Vorrei aiutarti a risolvere il problema X. Lo faccio Y e Z hanno suggerito di connettersi. Sei libero di chattare? ' Non c'è bisogno di saluti fioriti di sorta.
sognare di scappare dalla polizia
16 Impostare gli allegati per il download automatico.
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Se questo, allora quello (IFTTT) , un'app per l'ottimizzazione della posta elettronica, può aiutarti a impostare una 'lingua' specifica, per così dire, che eliminerà un mucchio di slogan di tipo intermediario. Ad esempio: se un'e-mail in arrivo ha un allegato, IFTTT lo scaricherà automaticamente su Google Drive.
17 Non rispondere alle e-mail fuori orario.
Non è un segreto che gli americani siano oberati di lavoro e, come ha rivelato lo studio Adobe, gran parte di questo sovraccarico deriva da frequenti e-mail. Ecco perché, all'inizio di quest'anno, i membri del consiglio della città di New York hanno introdotto un disegno di legge che renderebbe illegale per le aziende richiedere ai dipendenti di controllare le e-mail fuori orario. (Si ispira a una legge attualmente in vigore in Francia, in cui le aziende con personale superiore a 50 devono stabilire linee guida rigorose sul lavoro fuori orario, altrimenti devono affrontare sanzioni finanziarie.)
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